Todos los secretos del sistema FACe y de las facturas electrónicas para la administración pública

por Sara Martínez | 24 octubre, 2018 en
Negocios

Es uno de los temas del momento y en torno a él gravitan todo tipo de cuestiones. El Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado, también conocido como FACe, es un sistema que permite cargar todas las facturas electrónicas relacionadas con cualquier organismo perteneciente a toda administración pública que acepte, precisamente, la recepción de estos documentos de pago digitales.

 

 

 

¿Qué es la facturación electrónica?

 

Una factura electrónica tiene los mismos efectos legales y se elabora de la misma forma que una factura en papel. Pese a su formato digital, este documento sigue cumpliendo la función de justificante tras la entrega de un bien o servicio. El único aspecto que las diferencia es el formato en que se entrega: en lugar de remitirla en papel, lo haremos de manera electrónica (PDF, ODT…) y podremos acceder a ellas en cualquier momento y en cualquier lugar.

 

Una óptima gestión de nuestros procesos de facturación nos ayudará a conocer el flujo de caja de nuestro negocio, clave para averiguar cuál es el estado económico y financiero de la empresa.

 

 

 

Características del directorio FACe

 

En el directorio del FACe están dadas de altas instituciones pertenecientes a la administración general del Estado, así como organismos autonómicos, locales y universitarios, entre otros, a los que podrás enviar todas las facturas electrónicas por los servicios que les has prestado.

 

Tan solo tendremos que saber su número de registro en el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3) o su Número de Identificación Fiscal (NIF).

 

No te preocupes si no forman parte del directorio: podrás hacer uso del repositorio de facturas de FACe. Solo tendrás que firmar una declaración de responsabilidad en la que indiques que, como proveedor, has revisado que el organismo que debe abonarte la factura no cuenta con un punto de entrada y que la única forma que tienes de enviar esa factura electrónica es a través del repositorio.

 

 

 

Cómo emitir facturas electrónicas a la administración pública

 

Antes de nada, para emitir facturas será necesario rellenar el formulario de proveedores de servicios de facturación. El Ministerio de Hacienda y Función Pública se encargará de evaluar la solicitud. Si la resolución es positiva, nuestra empresa pasará a formar parte del directorio como proveedor de bienes y servicios y podremos facturar de forma electrónica a los organismos públicos. Todo ello, a través de FACe.

 

Antes de empezar debemos tener claras una serie de cuestiones. La factura electrónica debe incluir todos los datos presentes en una factura de papel. Recuerda que están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

 

Por último, la presentación, ya que existen dos formas de llevarla a cabo. La primera, a través del portal web de FACe. La segunda, mediante un programa de facturación que sea capaz de integrarse en los sistemas de FACe. Las dos opciones recibirán de forma automática tus facturas.

 

 

 

Qué necesitas para presentar facturas electrónicas

 

Para emitir facturas electrónicas a la administración pública solo tendrás que darte de alta en el directorio de proveedores de servicios de facturación. Como sabes, necesitas identificarte de alguna forma segura a la hora de realizar cualquier trámite ante la administración. Podrás hacerlo con Cl@ve Pin, Cl@ve Permanente, firma electrónica o certificado electrónico.

 

Una vez presentemos la factura electrónica, el sistema se encargará de devolver un justificante que incluye un código de registro administrativo. Podrás descargar este documento en formato PDF siempre que lo desees. Igualmente, la plataforma ofrece información constante sobre el estado de las facturas que has remitido.

 

La factura es utilizada a diario por todo tipo de profesionales autónomos y empresas. Por ello, es esencial que domines la gestión tributaria de tu negocio, que conozcas el calendario fiscal, que sepas conciliar las facturas recibidas y emitidas, que estés al tanto de los beneficios fiscales existentes, que supervises todos los aspectos contables de tu empresa y que te apoyes en las nuevas tecnologías para lograrlo.

 

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