FAQ

Aquí puedes encontrar la respuesta a tus preguntas.

Cobros y Pagos


¿Qué documento debo emitir tras recibir un anticipo de un cliente?

¿Qué documento debo emitir tras recibir un anticipo de un cliente?


Debes emitir una factura de los pagos que te han efectuado antes de la fecha de la transmisión de los bienes o de la prestación de los servicios.

¿Debo emitir un recibo cuando un cliente solo paga parcialmente una factura?

¿Debo emitir un recibo cuando un cliente solo paga parcialmente una factura?


Sí. Debes emitir un recibo de liquidación parcial de la factura, de un importe correspondiente al pago que has recibido.

¿Puedo crear un recibo de cliente?

¿Puedo crear un recibo de cliente?


Sí. Puedes crear un recibo de cliente a partir del área Cobros y Pagos | Crear Recibo. Para más información, lee el artículo aquí.

¿Puedo crear una nota de pago a un proveedor?

¿Puedo crear una nota de pago a un proveedor?


Sí. Puedes crear una nota de pago a proveedor en Cobros y Pagos | Crear Pago. Para más información, lee el artículo aquí.



Compras


¿Puedo registrar la entrega de material de un proveedor?

¿Puedo registrar la entrega de material de un proveedor?


Sí. Una entrega de material se realiza después de un pedido previamente registrado en Jasmin. Puedes registrar la entrega de material en Recepción de material | Procesar pedidos. Para más información, lee el artículo aquí.



General


¿Puedo imprimir facturas con notas de pie de página específicas para cada una de mis empresas?

¿Puedo imprimir facturas con notas de pie de página específicas para cada una de mis empresas?


Sí. En el caso de que exista más de una empresa, las configuraciones efectuadas en la plantilla de impresión se aplicarán a todas las empresas. Consulta el artículo para más información.

 

Para definir notas de pie de página específicas para cada una de tus empresas, accede a Configuración | Ventas o Compras | Tipos de Factura. Crea o selecciona el tipo de documento que deseas usar en una determinada empresa. En el editor puedes definir una Nota de Impresión que se mostrará en todas las facturas de la empresa de este tipo.

¿Qué son los Jasmin Insights?

¿Qué son los Jasmin Insights?


Los Jasmin Insights son pequeños statements de negocio, como Business Advices (en esta fase, en su mayoría sobre Ventas).

 

A través de la interpretación de los datos de negocio, como, por ejemplo, análisis del historial y comparación con los objetivos, Jasmin produce información – Insights – para mostrar al usuario la evolución de su negocio y orientar su toma de decisiones. Los Jasmin Insights se muestran al usuario en el Panel, siempre que el sistema lo considera relevante.

¿Puede sugerirse la lista de contactos de los clientes automáticamente en la ventana de envío por email?

¿Puede sugerirse la lista de contactos de los clientes automáticamente en la ventana de envío por email?


Sí, claro. Basta con introducir la dirección de email del cliente y/o proveedor en la ficha de entidad correspondiente.

¿Cómo enviar un documento a diversos emails pertenecientes a la misma empresa?

¿Cómo enviar un documento a diversos emails pertenecientes a la misma empresa?


Deberás realizar dos pasos:

 

  • En la ficha del cliente, selecciona la pestaña Contactos adicionales. Añade el nuevo contacto. Ten en cuenta el tipo de contacto – 01 o 02 − que vas a usar. Si deseas añadir/unir este contacto al contacto principal, selecciona el tipo 01 de sistema.
  • Después tendrás que configurar el tipo de documento e indicar que se envíe el email a los contactos de tipo 01.

Cuando el email principal es un email general de la empresa, ¿cómo enviar las facturas solo al email del director financiero de la empresa?

Cuando el email principal es un email general de la empresa, ¿cómo enviar las facturas solo al email del director financiero de la empresa?


En este caso, tendrás que añadir el contacto del director financiero y colocarlo en una categoría con un tipo diferente de 01, por ejemplo, colocar el email del director financiero en el tipo 02. Después, basta con acceder a las configuraciones del tipo de factura e indicar al sistema que envíe los emails a los contactos del tipo escogido en el paso anterior, es decir, tipo 02.

¿Puedo personalizar el envío de recibos por email (incluir información sobre campañas e/o descuentos o enviar un mensaje de felices fiestas)?

¿Puedo personalizar el envío de recibos por email (incluir información sobre campañas e/o descuentos o enviar un mensaje de felices fiestas)?


Sí, claro. Para ello, deberás ejecutar los siguientes pasos:

 

  • Configurar una plantilla de email en Configuración | Sistema | Plantillas de Email.
  • Asignar un código, seleccionar la cultura, por ejemplo, ES corresponde a la cultura española, indicar el asunto y el mensaje. Recuerda que la mayoría de los servidores de email más modernos acepta mensajes con contenido rico de HTML, por ello, recomendamos que escojas este tipo de mensaje.
  • Después, tendrás que crear una notificación en Configuración | Sistema | Notificaciones, asignando un código a la misma e indicando la plantilla de email creada en el paso anterior.
  • Por último, tendrás que acceder al tipo de recibo e indicar la notificación que has creado.

En los mensajes de email personalizados, ¿tengo que añadir información de contexto sobre el documento que estoy emitiendo?

En los mensajes de email personalizados, ¿tengo que añadir información de contexto sobre el documento que estoy emitiendo?


Sí. Al crear una plantilla de email, es decir, al personalizar la plantilla de email que se va a enviar, por predefinición, para una determinada cultura/cliente/proveedor, puedes añadir etiquetas (tags), que se sustituirán por los datos correspondientes del destinatario en el momento de elaboración del email. Estas etiquetas son:

 

  • %%CompanyName%% – Nombre de la empresa;
  • %%PartyName%% – Nombre de la entidad comercial (no se aplica a documentos financieros);
  • %%AccountingPartyName%% – Nombre de la entidad de facturación;
  • %%DocumentDate%% – Fecha del documento;
  • %%Document%% – Identificación del documento, como, por ejemplo, FA.2016.1;
  • %%DocumentTitle%% – Nombre de la entidad del documento, como, por ejemplo, pedido/factura;
  • %%DocumentTypeDescription%% – Descripción del tipo de documento;
  • %%Reference%% – Referencia del documento;
  • %%Amount%% – Importe del documento;
  • %%Currency%% – Moneda del documento;
  • %%CurrencySymbol%% – Símbolo de la moneda del documento;
  • %%CurrencySymbol%% – Símbolo de la moneda del documento;
  • %%Remarks%% – Observaciones del documento;
  • %%User.Name%% – Nombre del usuario de Jasmin;
  • %%User.Email%% – Email del usuario de Jasmin;
  • %%Product.Name%% – Nombre del producto;
  • %%Organization.Name%% – Nombre de la organización;
  • %%Date.Now%% – Fecha/Hora actual;
  • %%Date.Year%% – Año actual;
  • %%Date.Month%% – Mes actual;
  • %%Date.Day%% – Día actual;
  • %%Date.DayOfWeek%% – Día de la semana actual.

¿Puede imprimirse en duplicado o triplicado?

¿Puede imprimirse en duplicado o triplicado?


Sí, es posible. Para cada tipo de documento, el número de copias que se imprime está asociado a la Serie del documento correspondiente y puede modificarse.

 

Por ejemplo, para imprimir facturas en duplicado hay que acceder a Configuración | Ventas | Tipos de Factura, seleccionar el tipo de factura y Editar. Después, en la tabla de las Series, puede modificarse el número de Copias a 2. Así, este tipo de documento se imprimirá siempre en duplicado.

 

Para más información sobre la creación de nuevas series, lee el artículo aquí.

Importar archivos

Importar archivos


Para importar registros de Pagos, Cobros, Transacciones de cuenta, Clientes, Inventario, Artículos o Proveedores de otra aplicación, accede al menú Configuración | General | Importaciones de archivos. En esta área, dispones de dos posibilidades:

  1. Hacer clic en el hipervínculo correspondiente al modelo deseado – AccountPayables, AccountReceivables, AccountTransactions, Customers, Inventory, Items Suppliers;
  2. O seleccionar el tipo de registro que deseas importar y hacer clic en Ver.

 

Se abrirá la página en la que podrás descargar el modelo correspondiente, guardarlo en tu ordenador, introducir los datos deseados, guardarlo e importarlo a Jasmin. Veamos el detalle de estos pasos:

  • Selecciona Descargar archivo;
  • Se abre una ventana emergente en la que debes seleccionar Guardar y Abrir, para guardar y abrir el archivo;
  • Después de abrir el archivo, sigue las instrucciones e introduce los datos en las diferentes columnas;
  • Guarda el archivo en formato CSV y guárdalo en tu ordenador;
  • A continuación, puedes importar el archivo que acabas de guardar. Haz clic en Seleccionar. Busca el archivo, selecciónalo y haz clic en Open (o Abrir) para importarlo a Jasmin;
  • Haz clic en Importar para iniciar la importación de los datos del archivo a Jasmin;
  • En la pantalla surge una sección denominada Resumen de Importaciones, en la que puedes seguir el estado de la importación. Una vez finalizada la importación, se muestra la fecha de importación correspondiente y podrás (o no) incluir algún mensaje. Para leer estos mensajes, es decir, para acceder a los Detalles de la Importación, haz clic en el hipervínculo asociado al número de mensajes;
  • Recuerda que la ventana emergente de los Detalles de la Importación muestra los mensajes y/o avisos organizados por diferentes secciones/categorías. Después de leer toda la información, haz clic en Cerrar para volver a la pantalla anterior.

¿Las extensiones tienen borradores?

¿Las extensiones tienen borradores?


Sí. Funcionan de la misma forma que los demás borradores.

Al desactivar una extensión, ¿esta se borra?

Al desactivar una extensión, ¿esta se borra?


No. La extensión se señala como no activa y solo estará accesible de nuevo si se activa en la página de la base de su registro.

¿Cómo puedo acceder a un borrador?

¿Cómo puedo acceder a un borrador?


Para acceder a un borrador, haz clic en el botón Borradores. Después, selecciona el grupo temporal en el que se encuentra el borrador y, a continuación, haz clic en el borrador deseado. Se abrirá automáticamente el modo de edición del registro, para terminar la introducción de datos y guardar.

Al crear una entidad, ¿puede modificarse la empresa cuando el sistema la ha introducido automáticamente?

Al crear una entidad, ¿puede modificarse la empresa cuando el sistema la ha introducido automáticamente?


Depende. Si el usuario tiene permisos de acceso a más de una empresa sí.

Al crear una entidad, ¿puede modificarse la empresa a cualquier momento (antes de guardar)?

Al crear una entidad, ¿puede modificarse la empresa a cualquier momento (antes de guardar)?


Sí, pero perderás todos los datos si contestas afirmativamente al mensaje mostrado para avisar sobre esto y que pregunta al usuario si desea continuar.

¿Puedo modificar la empresa de una entidad ya creada?

¿Puedo modificar la empresa de una entidad ya creada?


No. En el escenario que existe actualmente, tras la creación de una entidad, no se puede modificar la empresa asociada a esta.

¿Puede definirse una empresa por predefinición?

¿Puede definirse una empresa por predefinición?


No. No es posible definir una empresa por predefinición.

¿Cómo personalizar los mensajes de email a través del país y/o idioma?

¿Cómo personalizar los mensajes de email a través del país y/o idioma?


En primer lugar, deberás crear una plantilla de email para cada idioma, seleccionando el idioma deseado en el campo Cultura; después, editar la notificación asociada a los tipos de documentos y añadir las nuevas plantillas de email. La plantilla se usará, por predefinición, cuando el sistema no encuentre la plantilla para la cultura que busca. Por último, validar la cultura del cliente en la ficha principal de la entidad (al lado del campo Email). La cultura se sugiere cuando se indica el país. Al enviar un email, Jasmin busca la plantilla cuya cultura es igual que la cultura introducida en la ficha de la entidad. Si no se encuentra, usará la plantilla predefinida.

¿Es importante crear el presupuesto de la empresa e introducir los datos en la cuenta de resultados?

¿Es importante crear el presupuesto de la empresa e introducir los datos en la cuenta de resultados?


Sí. Al crear el presupuesto de tu empresa, es decir, al registrar una estimación de los ingresos y gastos previstos, introduces datos útiles que permiten que el sistema siga tu negocio a través de indicadores de desempeño y de la cuenta de resultados, que se puede visualizar como gráfico o como tabla (anual o mensual).



Inventario


¿En qué consisten los recuentos físicos?

¿En qué consisten los recuentos físicos?


Durante la fase de los recuentos físicos se introducen los recuentos reales efectuados en los diversos almacenes. Si lo deseas, puedes importar directamente los recuentos a partir de la información de los terminales de recogida de datos.

¿En qué consiste el cierre de inventario?

¿En qué consiste el cierre de inventario?


El cierre de inventario consiste en generar automáticamente documentos de ajustes de stock, así como su correspondiente contabilización. Los Inventarios Físicos, además de permitir que las Empresas tengan la información correcta sobre sus existencias, son un proceso obligatorio para algunas empresas al efectuar el Cierre del Año.

¿Qué es la preparación del inventario?

¿Qué es la preparación del inventario?


En la fase de preparación del inventario se crea un documento en el que se identifican los artículos que formarán parte del inventario. Después de esta identificación, pueden imprimirse documentos de apoyo al recuento o exportar los artículos a terminales de recogida de datos.



Legal y Fiscal


¿Cómo crear una factura simplificada en Jasmin?

¿Cómo crear una factura simplificada en Jasmin?


La factura simplificada puede emitirse a partir del área Facturas | Crear Factura. Los pasos son idénticos que los de la emisión de una Factura al Contado, pero seleccionando el tipo Factura Simplificada.

¿Cuál es la diferencia entre una Factura y una Factura Simplificada?

¿Cuál es la diferencia entre una Factura y una Factura Simplificada?


Una Factura no tiene límite de valor de facturación y puede emitirse a un cliente con o sin NIF.
Una Factura Simplificada tiene un límite de valor de facturación – solo se puede usar para mercancías hasta un importe máximo de 1000 euros y servicios hasta un importe máximo de 400 euros – y se emite a un cliente sin NIF (venta al contado al consumidor final).



Ventas


¿Es importante configurar un grupo de clientes?

¿Es importante configurar un grupo de clientes?


Sí. Esta configuración facilita la gestión de entidades, listas e informes.  En la creación de nuevos clientes, estos datos se cargan por predefinición, lo que agiliza el proceso de venta.

 

Los datos introducidos en el grupo de clientes pueden modificarse a cualquier momento y según las reglas de cada usuario, tratándose solo de una forma de facilitar y dinamizar la creación de entidades de una forma general.

¿Cómo configurar el logotipo en una factura?

¿Cómo configurar el logotipo en una factura?


Para configurar el logotipo en una factura, realiza los siguientes pasos:

  • En el menú de navegación, selecciona Configuración | Sistema | Plantillas;
  • Selecciona una plantilla (por ejemplo, Document);
  • Haz clic en Ver para acceder al formulario en el que podrás modificar la plantilla;
  • En la pestaña Apariencia podrás cargar una nueva imagen, haciendo clic en esa opción o modificando las definiciones del logotipo existente como, por ejemplo, altura y ancho, arrastrando el puntero correspondiente hacia la derecha o la izquierda en la regla correspondiente;
  • La vista previa de los cambios puede verse a la derecha de la pantalla. Para guardar los cambios, selecciona Guardar.
  • Después, en el menú de navegación, accede a Configuración | Sistema | Grupos Entidad Plantilla. Informamos que las plantillas disponibles corresponden a los siguientes documentos:
    • AP01 – Accounts Payable (Pagos a proveedores);
    • AR01 – Accounts Receivable (Cobros de clientes);
    • DF – Default;
    • List – List;
    • P01 – Purchases (Pedidos de compras);
    • P02 – Goods Receipt (Entrada de Stock);
    • P03 – Invoice Receipt (Factura de compras a proveedores);
    • S01 – Sales (Presupuesto y pedidos de ventas);
    • S02 – Shipping (Documentos de transporte);
    • S03 – Billing (Factura de ventas de clientes, Facturas Rectificativas)
  • Selecciona el módulo deseado, es decir, en el que se encuentra el documento al que se va a aplicar la nueva plantilla (por ejemplo, para facturas será Billing, para presupuestos será Sales). Para probar, selecciona Sales;
  • Haz clic en Editar;
  • Añade la plantilla que has editado a la sección Plantillas;
  • Selecciona el cuadro de selección Predefinido correspondiente;
  • Para visualizar el aspecto del logotipo en un documento, emite un presupuesto.

¿Puedo registrar una factura en moneda extranjera?

¿Puedo registrar una factura en moneda extranjera?


Sí. En Jasmim pueden emitirse facturas para clientes intracomunitarios o de mercados externos. Para ello, hay que definir el régimen de impuestos de la entidad en la ficha de cliente, en Ventas | Clientes, en la pestaña Cliente. Para más información, lee el artículo aquí.

¿Puedo emitir una factura para un cliente intracomunitario o de un mercado externo?

¿Puedo emitir una factura para un cliente intracomunitario o de un mercado externo?


Sí. En Jasmim pueden emitirse facturas para clientes intracomunitarios o de mercados externos. Para ello, hay que definir el régimen de impuestos de la entidad en la ficha de cliente, en Ventas | Clientes, en la pestaña Cliente. Para más información, lee el artículo aquí.

¿Puede emitirse una factura con fecha anterior a la última factura?

¿Puede emitirse una factura con fecha anterior a la última factura?


Sí. Para ello, debes crear una nueva serie que se refiera a la fecha deseada. Recuerda que el n.º de serie y las fechas de emisión deben ser secuenciales y crecientes.

¿Cómo proceder después de emitir una factura con un NIF incorrecto?

¿Cómo proceder después de emitir una factura con un NIF incorrecto?


Si aún no has enviado la factura al cliente, debes anular la factura.
Si ya has enviado la factura al cliente, podrás emitir una factura rectificativa con el importe total de la factura y emitir una nueva.

¿Cómo configurar plantillas de envío de documentos?

¿Cómo configurar plantillas de envío de documentos?


Jasmin permite el envío de documentos de venta por email a través de una plantilla predefinida y configurada por el usuario.

Los documentos incluidos en esta funcionalidad deben ser del tipo Factura, Envío o Facturas Rectificativas.

 

Para crear y generar plantillas, realiza los siguientes pasos:

  • Accede a Configuración | Sistema | Plantillas de Email y haz clic en Crear, o selecciona una plantilla existente;
  • Si en el paso anterior has seleccionado el botón Crear, introduce los campos de registro obligatorio; si has seleccionado una plantilla existente, edita la información que quieras;
  • Después de efectuar las configuraciones y/o ediciones necesarias, selecciona Guardar;
  • Accede a Configuración | Sistema | Notificaciones;
  • Crea o edita una notificación y, en el área Plantillas, asocia la plantilla de email que has creado en el paso anterior, añadiéndola a la columna Plantilla de Email y activando la selección del cuadro que se encuentra en la columna Por defecto (si fuera necesario);
  • Accede a Configuración | CRM | Tipos de Contacto y define los tipos de contacto existentes (por ejemplo: principal, secundario).
  • Para guardar, selecciona Guardar. 

Recuerda que estos datos se usarán en la creación y/o edición de cada contacto, en Configuración | CRM | Contactos.

 

¿Puede modificarse un motivo de exención?

¿Puede modificarse un motivo de exención?


Sí. Al introducir los datos de la factura de un artículo exento, haz clic en el total de la factura.
Se abre una ventana emergente en la que podrá seleccionar la línea del artículo, hacer clic en el menú de la columna Motivo, seleccionar la opción Lista y escoger otro motivo de exención.