Categoría: Getting Started

Ahora que Jasmin es tu aliado en la gestión de negocio, solamente necesitas seguir 5 pasos para empezar a facturar:

 

1. Configurar la empresa;

Valida todos los datos introducidos automáticamente y añade la información que falta en Configuración | General | Empresas. Más información sobre cómo crear una empresa.

 

2. Añadir clientes y proveedores;

Para crear facturas y realizar pedidos añade a tus clientes en Ventas | Clientes. Si eres cliente Premium, añade tus proveedores en Compras | Proveedores. Si lo prefieres puedes importar los datos de otro software a partir del panel.

 

3. Crear artículos;

Crea tus artículos para empezar a facturar en Ventas | Artículos. No te olvides de añadir la(s) lista(s) de precios y definir el precio correspondiente en el pestaña Ventas.

 

4. Definir las cuentas y los saldos iniciales;

Determina cuáles son tus cuentas y el saldo inicial correspondiente para gestionar correctamente tu dinero en Cobros y Pagos | Configuración | Cuentas de Caja y Bancos. Más información sobre cómo crear una cuenta financiera.

 

5. Introducir pérdidas y ganancias;

Crea tu presupuesto a partir del panel e introduce los ingresos y pérdidas para controlar la salud financiera de tu empresa. Al introducir las pérdidas y ganancias, pueden consultarse en el panel los gráficos y las previsiones que reflejan el estado de tu negocio.

 

Personaliza tu experiencia Jasmin

En Jasmin, existe un conjunto de preconfiguraciones que permiten utilizar de inmediato el producto. Sin embargo, puedes adaptarlas a tus necesidades, personalizando tu marca y tus productos.

 

Para que no te olvides de ninguna configuración, señala la siguiente lista de comprobación:

Crear y asociar series a los diversos tipos de documento en Configuración | General | Serie;

 Personalizar la plantilla de email y de impresión para personalizar tus documentos;

 Comprobar si la lista de precios es correcta en Ventas | Configuración | Lista de Precios;

Determinar el impuesto aplicable;

 Predefinir el n.º de copias de los recibos y de las facturas;

 Configurar los pagos online para acelerar el proceso de pago

Para una buena gestión de tu actividad empresarial, en Jasmin puedes asociar más de una empresa en la misma suscripción (ver condiciones de multiempresa). Al acceder a Jasmin por primera vez, se envía automáticamente un mensaje para configurar tu empresa. Sin embargo, puedes configurarla posteriormente.

 

Crear una empresa

Para crear una empresa, debes seguir los siguientes pasos:

1. Accede a Configuración | General | Empresas;
2. Haz clic en Crear;
3. En el formulario Crear Empresa comprueba los datos introducidos y realiza los cambios necesarios;
4. En el campo Abreviatura identifica tu empresa a través de una abreviatura sin espacios;
   Nota: Los únicos caracteres especiales válidos son el guión bajo (_) y el guión (-). Estos son especialmente útiles si tienes más de una empresa asociada a la misma suscripción;
5. Introduce los campos obligatorios;
6. Importa el logotipo de la empresa para personalizar los documentos impresos;
7. Introduce la dirección de email para recibir una copia de todos los emails enviados por Jasmin;
8. Por fin, haz clic en Guardar.

Las configuraciones de tu empresa son introducidas automáticamente utilizando los datos indicados durante el pago de tu suscripción, así como a través de una búsqueda en la base de datos europea VIES.

Multiempresa en Jasmin

En muchas ocasiones, los negocios están organizados en grupos de empresas que, de alguna manera, están relacionadas. Este grupo es denominado de organización y puede estar formado por 1 o más empresas. Estas empresas comparten recursos, desde clientes y proveedores hasta, eventualmente, los mismos artículos, almacenes, etc.

 

En Jasmin existe una sola tabla donde los datos son compartidos por todas las empresas (clientes, proveedores, artículos, monedas países, etc.). Estas tablas con datos “maestros” evitan que el usuario duplique la información una y otra vez, para cada una de sus empresas. Así, además de una mayor agilidad de introducción de los datos, todos los procesos de negocio que implican la consolidación de datos entre empresas del mismo grupo (organización) resultan mucho más simples e intuitivos para el gestor.

 

Añadir nuevas empresas

Si necesario, pueden añadirse nuevas empresas a una suscripción (ver condiciones de multiempresa). Para ello, debe accederse al menú de usuario, seleccionar la opción Suscripción y hacer clic en Planes de Suscripción. Después de realizar el pago, debes realizar los pasos referidos anteriormente para crear las nuevas empresas. Después de creadas, a partir del selector de empresas, se podrá acceder a la suscripción (pestaña izquierda) y a las respectivas empresas (pestaña derecha) en las que deseas trabajar:

 

Gestionar las facturas es una de las principales tareas de cualquier negocio. Además de las obligaciones fiscales, la emisión de facturas depende del tipo de actividad, de operación y de los valores implicados.

 

Emisión de facturas

En Jasmin, se pueden emitir tres tipos de factura – Factura, Factura Al Contado y Factura Simplificada, de acuerdo con los requisitos de cada venta. Si tienes clientes intracomunitarios o de mercado externo, podrás registrar las facturas en una moneda extranjera, pero debes efectuar un conjunto de configuraciones importantes para la correcta emisión de este tipo de factura.

 

Emisión de recibos

El flujo normal de facturación termina con la emisión del recibo. En este sentido, puedes emitir una factura al contado si la venta es al contado, así como crear recibos de cliente directamente en la factura. En el caso de las facturas al contado, también debes configurar las retenciones para que esto se indique en los documentos emitidos y, así, cumplir las obligaciones legales.

 

 

Crear artículos es una tarea esencial para el flujo de ventas de tu organización. Al crear un artículo, debes configurar todas las informaciones de ventas y de stock para garantizar el correcto enlace entre módulos de Jasmin.

 

Crear artículos

Jasmin permite crear artículos de ventas según las necesidades de tu empresa, asegurando una información actualizada y de fácil acceso. Si el nuevo artículo tiene características muy similares a un artículo ya existente en el sistema, podrás duplicarlo y heredar todas las informaciones del artículo original.

Si durante el proceso de facturación es necesario emitir un documento que incluye artículos que aún no están creados, puedes crearlos a partir del documento.

 

Para asegurar una organización interna de los artículos, también puedes configurar las secuencias alfanuméricas de los artículos y, así, establecer una orden numérica para todos los artículos creados.

 

Configurar artículos

Además de las informaciones generales del artículo, tener un inventario organizado es esencial para la gestión diaria de tu negocio. Para gestionar el stock de tus artículos, empieza por activar la extensión de inventario en los artículos y define el stock mínimo y máximo, para asegurar que nunca tienes stock en exceso o que no pierdes un negocio por falta de stock. A continuación, debes dar entrada del stock inicial, realizando un ajuste de stock.

 

Puedes a cualquier momento consultar el stock disponible de tu organización y, si deseas, configurar la aplicación para bloquear movimientos de artículos sin stock para impedir rupturas de stock. A partir del momento en que un artículo tiene el control de stocks activado, existen dos formas de mover el stock: manual (a través de la emisión directa de un ajuste de stock) o automático (a través de la emisión de documentos de compra y venta de mercancías).

 

No te olvides de definir para que canales estará disponible el artículo en la aplicación, así como las respectivas listas de precios. Sin embargo, debes configurar los diferentes canales de venta previamente y gestionar correctamente las listas de precios para asegurar una gestión equilibrada de tu negocio. A través de las listas de precios, también es posible aplicar descuentos por artículos.

A veces, durante la actividad empresarial, es necesario analizar y ajustar las condiciones de venta. Para agilizar este proceso, puedes cambiar los precios de diversos artículos en bloque.

 

Eliminar artículos

Si el artículo ya no es útil o comercializado por la empresa, puedes eliminarlo de Jasmin siempre que no haya sido usado en transacciones.

Alternativamente, puedes ocultar el artículo de los procesos de ventas y, así, impedir las operaciones de venta relacionadas con el artículo y mantener el historial del artículo. Para ello, en el artículo deseado, debes seleccionar la extensión de ventas y activar la casilla Bloqueado. Cabe referir que el artículo oculto continuará disponible para el proceso de devoluciones, en el caso de que existan.

Jasmin permite importar registros de Pagos, Cobros, Transacciones de Cuenta, Clientes, Inventario, Artículos o Proveedores de otra aplicación. Al entrar en el software por primera vez, se muestra un mensaje en el panel que permite acceder de forma directa al área de importación.

 

Antes de importar un archivo, debes comprobar en el grupo de clientes las informaciones que deseas cambiar. En caso contrario, se importará la información predefinida y los cambios tendrán que ser completados manualmente. 

 

Importar Archivos

Para importar los archivos, debes seguir los siguientes pasos:

1. Accede al menú Configuración | General | Importaciones de Archivos;
2. Haz clic en el modelo deseado o selecciona el tipo de registro que deseas importar y haz clic en Ver.
3. Selecciona Descargar archivo;
4. Se muestra una ventana emergente donde debes seleccionar Save and Open para guardar y abrir el archivo;
5. Sigue las instrucciones del archivo e introduce las diferentes columnas con los datos correspondientes;
6. Guarda el archivo en el formato CSV;
7. En la misma ventana, haz clic en Seleccionar;
8. Localiza el archivo y haz clic en Open;
9. Por fin, haz clic en Importar.

Al final del proceso, aparecerá un área titulada Resumen de Importaciones donde podrás controlar el estado de la importación.

Nota: Solo es posible revertir datos que aún no hayan sido utilizados en documentos (pedidos, facturas, etc.) o declaraciones legales (SAFT, archivo de inventario, etc.)

 

Acceder a los Detalles de la Importación

Después de concluida, se presentará una fecha de importación que puede o no contener mensajes. Para acceder a los detalles de la importación, haz clic en el número de mensajes presentados. La ventana emergente organiza los mensajes y/o avisos en diversas secciones/categorías. Después de consultar toda la información, haz clic en Cerrar para volver a la pantalla anterior.